Taakbeheerapp houdt ambtenaren van gemeente Nieuwegein scherp

Na elke gemeenteraadsvergadering ontstaat er een reeks nieuwe taken uit voorstellen, moties, amendementen en informatieverzoeken. De uitdaging: hoe houd je al die taken goed bij?

De uitdaging

Ronnie Hunting, concerncontroller bij de gemeente Nieuwegein, heeft een centraal-coordinerende rol bij het toewijzen van deze taken.

• Hij bewaakt de voorraad van alle taken die voortkomen uit moties, toezeggingen en dergelijke.
• Hij zorgt dat elke taak op de juiste plek en bij de juiste collega terechtkomt.
• De vorige oplossing bood weinig overzicht en een omslachtige zoekfunctie.

Daarnaast wilde de gemeente het proces transparanter maken richting burgers.

De oplossing

Overse bouwde de taakbeheerapp met Microsoft Power Apps, geintegreerd in de IT-omgeving van de gemeente zodat alle data binnen die omgeving blijft.

• De griffie voegt taken toe aan een centrale to-dobak, waarna Ronnie ze toewijst aan medewerkers.
• Betrokken ambtenaren ontvangen automatisch een e-mail met een link naar de stukken en geven zelf de status aan.
• Een tijdlijn boven in beeld laat in een oogopslag zien wat de stand van zaken is, wie de taak oppakt en wat de volgende stap is.
• Automatische notificaties houden alle betrokkenen op de hoogte; teamleiders kunnen tussentijds meekijken.

Updates zijn zichtbaar in Raadzaam, de zoekmachine voor raadsinformatie, zodat burgers kunnen volgen hoe hun gemeente zaken oppakt.

Het resultaat

De app blinkt uit in eenvoud en is toegankelijk en gebruiksvriendelijk. In de eerste week zag Ronnie al dat ambtenaren vaart maakten met het wegwerken van de takenvoorraad. Iedereen ziet nu duidelijk in welke fase een taak is en wie aan de beurt is, wat de organisatie scherp houdt. Er kunnen geen stukken verdwijnen en de zoekfunctie werkt veel eenvoudiger. Door informatie te delen via Raadzaam is de gemeente bovendien transparanter geworden.