Een centraal CRM-systeem zorgt bij Cirkelstad voor overzicht en structuur in relaties en processen

Cirkelstad brengt partijen bij elkaar, deelt kennis en stimuleert samenwerkingen, en realiseert daarmee een netwerk dat razendsnel groeit. Wat de organisatie uniek maakt, is de rol als landelijke verbinder die circulaire principes daadwerkelijk in de praktijk brengt.

De uitdaging

De groei bracht nieuwe uitdagingen mee. Cruciale informatie werd bijgehouden in talloze Excel-bestanden, waarin contactpersonen, partnerbijdragen, communities en projecten verspreid stonden. Versies liepen door elkaar en processen werden kwetsbaar. De foutgevoeligheid en eindeloze kolommen maakten het werk frustrerender naarmate de organisatie groeide. Cirkelstad wilde af van versnippering, fouten voorkomen en strategisch kunnen sturen vanuit een centrale plek.

De oplossing

Overse ontwikkelde een op maat gemaakt CRM in Microsoft Power Apps, volledig afgestemd op de unieke manier van werken. Een standaard CRM volstond niet: Cirkelstad wilde communities beheren, automatisch factureren en projecten inclusief begrotingen bijhouden. Alle informatie en processen komen nu samen in een gebruiksvriendelijk platform dat met de organisatie meegroeit. Facturen worden automatisch gegenereerd en gekoppeld aan het boekhoudpakket. Budgetten en goedkeuringsflows zijn direct inzichtelijk en aanmeldingen voor trainingen worden automatisch verwerkt. Dankzij een koppeling met Mailchimp kan Cirkelstad bovendien gerichte communicatie versturen naar specifieke doelgroepen.

Het resultaat

De impact op de dagelijkse praktijk is groot: processen zijn sneller en betrouwbaarder, fouten zijn geminimaliseerd en het team werkt efficienter. Cirkelstad is minder afhankelijk van losse bestanden of individuen en beschikt over een digitale basis die klaar is voor verdere groei. Gewaardeerd wordt vooral de pragmatische manier van samenwerken: direct aan de slag met een eerste versie en bij elke stap kritisch meedenken over de juiste vraag.