Klots Jeugdhulp besteedt minder tijd aan administratie en meer tijd aan het bieden van jeugdhulp

De uitdaging

Een bekende uitdaging in de jeugdhulp is de registratie en verantwoording van bestede uren. Dit kost veel tijd en energie en gaat ten koste van de tijd die aan hulp aan jeugd en gezinnen besteed kan worden. Er bestaan al oplossingen voor urenregistratie, maar samen met Klots Jeugdhulp wilde Overse dit nog sneller en gemakkelijker maken.

De oplossing

Met Microsoft Power Apps bouwde Overse een app die automatisch afspraken ophaalt uit de agenda van de gebruiker. De registratie verloopt daardoor met minimale handelingen:

• Gebruikers klikken op een afspraak en selecteren het zorgtype en de client
• Bij het opslaan berekent de app automatisch het aantal bestede uren en legt dit vast in het overzicht
• Voor terugkerende afspraken, die in trajecten over meerdere weken veel voorkomen, wordt de registratie na de eerste keer automatisch overgenomen
• Een enkele klik volstaat dan om de uren te bevestigen en te koppelen aan zorgtype en client

Het resultaat

Alle geregistreerde uren worden vastgelegd op een centrale plek binnen de goed beveiligde Microsoft-omgeving van Klots Jeugdhulp. Met Power BI zijn rapportages gemaakt die het verloop van hulptrajecten inzichtelijk maken en tonen hoeveel uren per client en per medewerker zijn geregistreerd. Zo besteedt Klots Jeugdhulp zo veel mogelijk tijd aan het bieden van jeugdhulp in plaats van aan administratie en urenverantwoording.