Dossier-app biedt Hero nog meer overzicht en snelheid

De aanleiding voor Hero om deze tool te ontwikkelen, is de groeiambitie van het bedrijf. Aanvragen werden al automatisch verwerkt, maar de wens om dit proces nog efficienter in te richten werd met elk groeijaar groter. Overse bouwde met Power Apps en Power Automate een applicatie die perfect samenwerkt met het ERP-systeem Microsoft Business Central. Intern heet die simpelweg de 'dossier-app'.

De uitdaging

Het inrichten en actueel houden van kandidatendossiers kostte tijd en vroeg om nauwkeurigheid. Per opdrachtgever en per functie verschilt welke documenten in een dossier horen, en documenten zoals paspoorten verlopen. Het handmatig samenstellen, aanvullen en archiveren van dossiers werd bij groei steeds bewerkelijker en foutgevoeliger.

De oplossing

In de dossier-app stellen Hero-medewerkers per opdrachtgever en per functie in welke documenten in het dossier van een kandidaat moeten zitten. Start er een nieuwe interim-professional, dan zet het systeem automatisch de benodigde documenten klaar. Daarnaast genereert het systeem een takenlijst met ontbrekende documenten en attendeert het proactief, bijvoorbeeld wanneer een paspoort bijna verloopt. De app is ook een handige archiveertool: KvK-gegevens sleep je er direct in, waarna ze veilig in SharePoint worden opgeslagen en de taak automatisch als afgerond wordt gemeld.

Het resultaat

Waar het opslaan van een document voorheen zo'n twee minuten kostte, is dat nu hooguit tien seconden. Hero kan sneller handelen en heeft meer grip op het proces. De samenwerking bevalt zo goed dat de app verder wordt uitgebouwd, met onder meer flexibelere herinneringen aan kandidaten en een jaarlijkse melding om gegevens te controleren, op te vragen of vanwege de AVG te verwijderen.