WSP Nederland heeft met projectreviewrapportage altijd realtime inzicht in projecten

WSP is een van de grootste advies- en ingenieursbureaus ter wereld. De Nederlandse tak werkt dagelijks aan honderden projecten in de transport-, infra-, milieu-, bouw-, energie-, water- en industriesector. Initiatiefnemers van de projectreviewrapportage zijn junior business developer Menouschka Baldew en commercieel directeur Frans-Jan Willemen.

De uitdaging

Projectleiders zijn inhoudelijk zeer sterk, maar een project leiden gaat verder dan alleen de techniek.

• WSP wilde naast een kwantitatief beeld, zoals de financiele staat, ook een kwalitatief beeld met open vragen over projectverloop, planning en teaminzet.
• Het ontbrak aan een centrale plek waar de voortgang van alle lopende projecten realtime samenkwam.
• Zonder actueel inzicht in budget, facturatie en planning is tijdig bijsturen lastig.

De oplossing

Overse bouwde een projectreviewrapportage in Power BI met een rechtstreekse livelink naar het ERP-systeem AFAS, waarin alle projectdata van WSP staat.

• Projectleiders, businessunitmanagers en het directieteam krijgen realtime inzicht in de voortgang van alle projecten.
• Budget, facturatie en planning zijn in een oogopslag zichtbaar.
• Na afronding van een review worden pdf's gegenereerd, gedeeld en opgeslagen, zodat je ook kunt terugkijken hoe een project er eerder voor stond.
• Projectleiders voegen zelf informatie toe, zoals afspraken met de opdrachtgever over meerwerk en evaluaties van de samenwerking.

Naast inzoomen op afzonderlijke projecten biedt de tool een totaaloverzicht met toetsvoorwaarden, bijvoorbeeld of de laatste review langer dan een maand geleden is en of de projectkosten onder het afgesproken bedrag blijven.

Het resultaat

WSP kan op elk moment en in een oogopslag precies zien hoe elk project ervoor staat en op tijd bijsturen. Het totaaloverzicht laat direct zien welk onderdeel extra aandacht nodig heeft. De tool is toegankelijk, geeft snel inzicht en wordt inmiddels deels zelf onderhouden, met korte lijnen en snelle back-up vanuit Overse. Als vervolgstap wil WSP predicties gaan maken en salesdata slim analyseren om projecten voor de toekomst effectiever te selecteren.